Fremdfirmenkoordination und Fremdfirmenunterweisung – aber wie?

Viele Köche verderben den Brei? In einer arbeitsteiligen Welt ist es ganz und gar unvermeidbar, dass sich jeweils zahlreiche Menschen an einzelnen Projekten oder dauerhaft zu erledigenden Aufgaben beteiligen, mitreden sowie ein- und zusammenwirken. Und das über die Grenzen von Abteilungen und Teams sowie über Unternehmensgrenzen hinweg. Denn natürlich gehört der Einsatz von Fremdfirmen heute zum Alltag, bietet er doch große Vorteile beispielsweise im Hinblick auf Flexibilität und die Verfügbarkeit von Know-how, das nicht Teil der eigenen Kernkompetenzen ist.

Im Sinne der Projektführung verbinden sich beim Fremdfirmeneinsatz allerdings in erhöhtem Maße Fragen von Erfolg und Misserfolg mit jenen der Sicherheit und der Compliance. Es kommt deshalb auf das genaue Koordinieren und Unterweisen an. Gefragt ist die professionelle Fremdfirmenkoordination beziehungsweise Fremdfirmenunterweisung durch Mitarbeitende der beauftragenden Firmen. Und zwar nicht nur aus rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen, wie wir sehen werden.

Welche Rolle spielt die Fremdfirmenkoordination für die (Arbeits-)Sicherheit? 

Um zu verstehen, warum das Vorhandensein eines Fremdfirmenkoordinators von zentraler Wichtigkeit ist, reicht es aus, sich eine einzige Frage zu stellen: Wäre es zu verantworten, nicht mit der Arbeitsumgebung vertraute Personen im eigenen Betrieb ohne jede Aufsicht und Anleitung – und oft sogar unter hohem Zeitdruck – an sicherheitskritischen Einrichtungen und Anlagen arbeiten zu lassen? Sofort wird klar, dass es sich nur um eine rhetorische Frage handeln kann. Tatsächlich sind die Unfallzahlen bei Fremdpersonal um ein Mehrfaches höher. In besonders gefährdeten Arbeitsbereichen ist das Unfall- und Gesundheitsrisiko bei Mitarbeitenden aus Fremdfirmen erst recht anders zu bewerten als beim Stammpersonal.

Dass bei der Zusammenarbeit mit Personal aus Fremdfirmen die geltenden Sicherheitsstandards eingehalten, Regelwerke befolgt, hierdurch letztlich Schaden abgewendet und juristische und wirtschaftliche Schwierigkeiten vermieden werden, lässt sich allein durch eine gewissenhafte Fremdfirmenkoordination und Fremdfirmenunterweisung gewährleisten.

Welche rechtlichen Grundlagen existieren für die Fremdfirmenkoordination und Fremdfirmenunterweisung?

Rechtlich sind Unternehmen daher aus gutem Grund im Zusammenhang mit der Vergabe von Aufträgen an Fremdfirmen verpflichtet, gezielt darauf hinzuwirken, dass sämtliche Arbeiten nach dem Stand der Technik und unter Einhaltung der Bestimmungen des Arbeitsschutzes erfolgen. Ebenso muss dafür gesorgt werden, dass das Zusammenspiel zwischen Fremdfirma und eigener Firma frei von Gefährdungen erfolgt. Zwar nimmt das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer in die Verantwortung, indem es konkret unter § 8, Absatz 1, fordert: „Werden Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig, sind die Arbeitgeber verpflichtet, bei der Durchführung der Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen zusammenzuarbeiten.“ Dennoch liegt das hauptsächliche Risiko bei dem beauftragenden Unternehmen. Demgemäß heißt es unter Absatz 2: „Der Arbeitgeber muß sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, daß die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben.“ 

Wer kümmert sich um die Fremdfirmenkoordination und Fremdfirmenunterweisung?

Neben einer Verantwortung für die Durchführung ergibt sich somit aus dem Arbeitsschutzgesetz im Prinzip eine weitere Herausforderung, die darin besteht, im Zweifelsfall den Nachweis über die erfolgte Fremdfirmenunterweisung zu erbringen. Das verlangt Systematik und Dokumentation, was ebenfalls auf die Notwendigkeit einzahlt, für die Fremdfirmenkoordination feste verantwortliche Personen zu bestimmen. Um Gefahren effektiv abzuwehren, sind sie – die Fremdfirmenkoordinatoren – mit ausreichender Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitenden des eigenen Unternehmens und jenen der Fremdfirma auszustatten. Die Gesamtverantwortung der Arbeitgeber geht damit jedoch keineswegs auf die Fremdfirmenkoordinatoren über.

Geeignete Kandidatinnen und Kandidaten für die Rolle des Fremdfirmenkoordinators sind zum Beispiel betriebliche Führungskräfte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Sicherheitsbeauftragte. Sie können mittels entsprechender Weiterbildungen schnell und gezielt auf ihre Aufgaben bei der Fremdfirmenkoordination vorbereitet werden. Für Unternehmer und Mitglieder des Personal- und Betriebsrates eignen sich die Veranstaltungen gleichermaßen. Schließlich sind sie alle hier qua Verantwortung gefordert. So ist beispielshalber gemäß Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) in Unternehmen mit mehr als zwanzig Mitarbeitenden vor dem Einsatz von Fremdpersonal die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Der Betriebsrat ist außerdem bei Unfällen im Zusammenhang mit Fremdpersonal zu informieren.

Welche weiteren Vorschriften gibt es bezüglich der Fremdfirmenkoordination und Fremdfirmenunterweisung?

Zusätzlich zu den Festlegungen des Arbeitsschutzgesetzes (§ 8 ArbSchG) ist die DGUV Vorschrift 1 (Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“) maßgeblich. Die Vorschrift konkretisiert die gesetzlichen Grundlagen. In Paragraph 6 der DGUV Vorschrift 1 wird klargestellt, dass die im staatlichem Recht zum Schutz von Versicherten festgeschriebenen Maßnahmen für diejenigen, die keine Beschäftigten sind, genauso gelten. Darüber hinaus wichtig: Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand und gewerblichen Berufsgenossenschaften haben sich in der DGUV Vorschrift 1 erstmals auf einheitliche Regelungen zur Bestimmung der Zahl von Sicherheitsbeauftragten verständigt. Um die Zahl der Sicherheitsbeauftragten für einen Betrieb individuell zu bestimmen, liefert die Neuregelung fünf verbindliche Kriterien.

Beachtet werden muss zudem, dass bezogen auf Tätigkeiten, die mit besonderen Gefahren verbunden sind, das beauftragende Unternehmen Sorge zu tragen hat, dass eine Überwachung durch eine aufsichtführende Person (definiert als eine zuverlässige, mit der Arbeit vertraute und weisungsbefugte Person) erfolgt. Sie stellt die Einhaltung sämtlicher Schutzmaßnahmen, die zuvor festgelegt wurden, sicher. Zwischen Auftraggeber und Fremdfirma hat vor Beginn der Arbeiten eine Einigung zu erfolgen, welche Seite die aufsichtführende Person stellt.

Autor: Michael Graef, 08.03.2022

Für eine weitergehende, noch weitaus detaillierte Beschäftigung mit der Materie und für das Erlernen praktischer Kenntnisse für die Fremdfirmenkoordination empfiehlt sich der Besuch der entsprechenden HDT-Seminare. Hier erfährt man, wie sich der Verpflichtung zur Zusammenarbeit im Sicherheits- und Gesundheitsschutz gemäß § 8 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und § 6 DGUV Vorschrift 1 in der Praxis gerecht werden lässt. Neben einer hohen Qualität bei den Arbeitsergebnissen wird so die Gesundheit aller Beschäftigen gewährleistet. Zusätzlich zur Grundausbildung zum Fremdfirmenkoordinator finden regelmäßig Weiterbildungs- und Auffrischungskurse für Fremdfirmenkoordinatoren statt. Auch zum eng verknüpften Thema der Gefährdungsbeurteilung bietet das HDT zahlreiche Weiterbildungen an.

 

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