Haftung ist als Teil der Fügeverfahren in der Fertigung ein gern gesehener Effekt. Im Bereich der Unternehmensorganisation ist Haftung hingegen sehr viel unbeliebter. Damit es gar nicht so weit kommt, setzt man am besten auf ein ordnungsgemäßes Compliance-Management-System. Zuständig für die Überwachung und Kontrolle sind Compliance-Beauftragte beziehungsweise Compliance-Verantwortliche. Sie müssen dafür sorgen, dass Unternehmen alle relevanten Vorschriften einhalten. Eine komplexe Aufgabe, die reich an Verantwortung ist und neben der Implementierung von Kontrollmechanismen die ständige Weiterentwicklung voraussetzt.
Exkurs: Wozu überhaupt Compliance?
Der aus dem US-amerikanischen Rechtssystem stammende Begriff steht für Gesetzestreue und das Befolgen von Regeln. Im Unternehmenskontext werden unter Compliance sämtliche Maßnahmen subsumiert, die der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Verhaltensrichtlinien dienen.
Mittels Compliance respektive Compliance-Management schützt ein Unternehmen seine Stakeholder – Mitarbeitende, Kundschaft, Aktionäre und so weiter –, indem rechtliche Sanktionen, finanzielle Verluste und der Verlust des Unternehmensrufs vermieden werden. Zudem stärkt eine effektive Compliance die Unternehmensethik und fördert das Vertrauen der Öffentlichkeit in Unternehmen und Marken.
Was ist der rechtliche Rahmen für Compliance und welche Vorschriften gelten?
Pauschal ist die Frage schwierig zu beantworten, welche konkreten Vorschriften beim Thema Compliance einzuhalten sind. Je nach Betrieb und Standort kann die Situation ganz unterschiedlich sein – mit branchenspezifischen Standards, Regulierungen, Vorschriften und Normen. Beispiele sind Datenschutzgesetze, Finanzvorschriften, von Berufsverbänden gesetzte Standards, ISO-Normen und vieles andere mehr.
Hinzu kommen allgemeines Unternehmensrecht sowie Handels-, Vertrags- und Wettbewerbsrecht, um nur einige Beispiele zu nennen. Doch damit nicht genug. Selbstgegebene unternehmensinterne Regeln ungesetzlicher Art – die natürlich dennoch gesetzeskonform auszugestalten sind – sowie arbeitsrechtliche Bestimmungen, gilt es ebenfalls zu beachten. Ein weites Feld also.
Was zählt zu den Aufgaben von Compliance-Verantwortlichen?
Dass das Tätigkeitsspektrum von Compliance-Verantwortlichen äußerst breit gefächert ist, kann eigentlich schon aus dem oben Gesagten geschlussfolgert werden. Betrachten wir im Folgenden eine Auswahl wichtiger zu lösender und zu verantwortender Aufgaben.
Aufbau und Implementierung eines Compliance-Programms
Keine Compliance ohne wirksames Compliance-Programm. Compliance-Beauftragte müssen zunächst einmal Richtlinien und Verfahren entwickeln, die den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Risikomanagement im Sinne der Identifikation und Bewertung von Compliance-Risiken und der Findung von Strategien zur Minimierung dieser Risiken gehören mit dazu.
Nicht zu vergessen: Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für die Compliance-Organisation müssen am besten gleich zu Beginn geklärt werden, noch bevor erste Probleme auftreten oder Konflikte entstehen.
Einführung einer Compliance-Kultur: Schulung und Bewusstseinsbildung
Die Entwicklung und Pflege einer Unternehmenskultur, die Compliance unterstützt, ist für den Erfolg des Ganzen entscheidend. Dies umfasst die Etablierung von Werten und Normen, die ethisches Verhalten und die Einhaltung von Vorschriften fördern.
Von nicht zu unterschätzender Bedeutung ist die offene und klare Kommunikation. Die Compliance-Anforderungen müssen allen Mitarbeitenden vor dem Hintergrund ihrer Relevanz für die Unternehmensziele bewusst gemacht werden. Hierzu organisieren Compliance-Beauftragte unter anderem Schulungen. Diese sollten nicht nur einmalig stattfinden, sondern mit Regelmäßigkeit, um das Team über die aktuelle Entwicklung bei gesetzlichen und internen Regelungen und Richtlinien auf dem Laufenden zu halten.
Beratung, Überwachung, Auditierung und Berichterstattung
Compliance-Verantwortliche unterstützen die Geschäftsleitung und andere Abteilungen fortlaufend bei der Umsetzung von Compliance-Maßnahmen und beraten im Zusammenhang mit rechtlichen und ethischen Fragen. Permanente interne und externe Audits sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Compliance-Vorgaben eingehalten werden. Diese Audits helfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.
Die Erstellung regelmäßiger Berichte für das Management und externe Prüfer gehört zu den weiteren Pflichten. Allgemein gesprochen dokumentieren derlei Berichte die Einhaltung der Vorschriften und die Wirksamkeit von Compliance-Programmen.
Trends und Zukunft der Compliance
Dass Compliance-Verantwortliche ihre Kenntnisse unentwegt erweitern und auffrischen müssen, ist die Konsequenz aus der generellen rechtlichen, technologischen und gesellschaftlichen Entwicklung. Diese wird sich eher noch beschleunigen. Damit einher geht die Notwendigkeit der regelmäßigen Aktualisierung der Compliance-Richtlinien.
Erleichternd und vereinfachend wirkt sich der technologische Wandel insofern aus, dass Dinge wie Compliance-Software zur Überwachung, Analyse und Berichterstattung hinzugezogen werden können. Auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz wird hier zunehmen und letztlich etwa dazu beitragen, Compliance-Risiken und potenzielle Verstöße frühzeitig zu erkennen.
Schlussgedanken und Fazit
Zusammenfassend gesagt ist die Rolle der Compliance-Verantwortlichen ebenso vielfältig wie wesentlich für die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen und somit unverzichtbar für den Unternehmenserfolg. Unternehmen, die kontinuierlich in ihre Compliance-Programme investieren und diese weiterentwickeln, um den sich wandelnden Anforderungen gerecht zu werden, erarbeiten sich Wettbewerbsvorteile.
Nach innen und außen zahlt eine starke Compliance-Kultur auf das Vertrauen in Unternehmen als zuverlässige Anbieter von Waren und Dienstleistungen, als beliebte Arbeitgebermarken und als verantwortungsvolle gesellschaftliche Akteure ein. Das wird nicht zuletzt angesichts der wachsenden Ansprüche beispielsweise in puncto Fairness und Nachhaltigkeit immer wichtiger.
Autor: Michael Graef, Chefredakteur HDT-Journal, 07.08.2024
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Unser Titelbild entstand unter Zuhilfenahme von künstlicher Intelligenz.
